Comment passer d’une information stratégique cloisonnée à la mutualisation pour créer les conditions d’une gouvernance partagée et augmentée ?
La force d’un Grand Groupe est de rassembler des activités différentes autour d’un même projet stratégique, d’être présent dans des secteurs d’activités aux rythmes d’évolutions complémentaires, dans une diversité de géographies où peuvent se démultiplier les synergies. Ça… c’est dans la théorie. C’est-à-dire quand les dirigeants, les états-majors des unités veulent bien partager. Et dans ce Grand Groupe-là, on ne partage pas entre les unités ce qui est stratégique. Même la veille stratégique est considérée comme trop précieuse quand la compétition est interne…
Cette culture de la performance cloisonnée dans un monde classique était déjà un facteur limitant. Dans un monde extrêmement concurrentiel, dynamique, incertain et turbulent, il est inconcevable de ne pas être stratégiquement intelligent ensemble. La direction générale de ce Groupe en est convaincue. La prise de conscience de cette évolution va être amenée par un sujet anodin : la mutualisation de la veille stratégique du Groupe.
Le briefing client
C’est une mission sensible sur un domaine réservé à développer en transverse. La demande est simple : Comment à l’heure des plateformes numériques mutualiser l’effort de veille stratégique du Groupe dans les achats et l’acquisition d’information, le partage et l’analyse des connaissances, pour améliorer la capacité de décision du Groupe, son agilité stratégique ?
Une mission aux objectifs affichés factuels et consensuels. Une mission dont la portée potentielle pourrait être tout autre.
Cadrage stratégique
Comment aborder cette mission ? Comment créer les conditions d’une légitimité immédiate pour engager une dynamique mobilisatrice à même de créer ensuite les effets attendus sur la gouvernance ?
Nous créons une instance pilote avec les bons interlocuteurs pour définir les acteurs clés à écouter, les dirigeants à interviewer, les parties prenantes – marketing, veille, recherche, métier et financières – à mobiliser. Toutes les grandes unités opérationnelles, la division recherche et plusieurs directions pays sont considérées.
Nous créons un Comité Veille Stratégique – avec un centrage méthode, outils, plateforme en questionnant les usages stratégiques – pour rassembler après enquête, une part significative des parties prenantes. La démarche dès lors se présente comme une mission d’optimisation de l’existant. Rien de révolutionnaire.
Design de démarche
Le design de mission qui découle de cette approche est novateur dans son essence collaborative sans paraitre non plus ni trop volontariste, ni transformant. Et pourtant !
Au nom de l’opportunité de la mutualisation des achats et de l’acquisition d’information, du partage et de l’analyse des connaissances, toutes les questions utiles et factuelles sont permises. Nous communiquons sur la mission au bon niveau pour installer la nécessité, le calendrier, les livrables. Une mission à « effet diligence ». Le nom « effet diligence » fait référence à l’époque des débuts du chemin de fer où les wagons avaient gardé l’aspect des diligences tirées par des chevaux pour faciliter l’acceptation d’une innovation en lui donnant une forme connue.
Réalisation
L’information stratégique, l’analyse, ce qui permet les conditions de la décision au dirigeant sont alors vécus par beaucoup de contributeurs comme une activité tellement chronophage et si peu reconnue, qu’ils se prêtent très volontiers à l’exercice. Les dirigeants sont heureux d’être interviewés. Nous récoltons une manne d’information, de verbatims, de bonnes pratiques, de ressources diverses.
Nous avons organisé plusieurs journées de partage et de progression avec le Comité Veille Stratégique, large de près de 40 personnes. Des journées très fortes. Une vision commune, des opportunités à mutualiser. Le cloisonnement a eu du bon dans le sens où il a fait émerger des pratiques très différentes, très complémentaires dont le puzzle fait rapidement un système de pratiques de veille. Mais plus encore, c’est la conscience commune d’un enjeu stratégique à partager qui s’installe et qui mobilise chacun.
Les initiatives transverses émergent spontanément, la mutualisation des achats de données, des actions s’organisent. L’idée d’une plateforme numérique commune pour l’ensemble du Groupe s’installe comme une évidence.
Dans ce Groupe de plusieurs milliers de personnes, la possibilité de nourrir la veille de chaque sujet, acteur, marché par des dizaines de contributeurs, la possibilité de nourrir des flux et des monographies ensemble, la possibilité de développer de manière partagée entre plusieurs entités,des analyses, des projections, des hypothèses stratégiques ouvrait la voie d’une Gouvernance Stratégique Augmentée.
Bilan et résultats
La démarche durera 8 mois. 8 mois intenses se concluant par un appel d’offre et le choix d’une plateforme associant des technologies avancées de traitement de l’information renforçant la productivité de chaque cellule ou filière de veille mais surtout créant les conditions d’un partage fluide de l’information stratégique.
Au départ de la mission, notre constat était que seulement 5% de l’information en veille étaient mutualisés pour toutes les raisons techniques et politiques imaginables. A l’issue de la démarche seuls 5% de l’activité de veille stratégique restent dans le pré-carré des dirigeants, c’est-à-dire que 95% des informations, des analyses, des monographies, des synthèses marchés, des notes de prospective, des recommandations stratégiques sont mutualisés. Cette Mission Veille Stratégique Groupe a eu un impact majeur sur le climat de gouvernance de ce Grand Groupe.
Recommandations pour poursuivre
Une telle dynamique ne doit pas rester en l’état, aussi satisfaisant soit-il à cette étape d’initialisation et de plate-forme. Le plus important commence : installer dans la durée ces comportements et ces pratiques par des cycles, une dynamique collaborative continue et une culture qui permettent à l’organisation de passer d’une intelligence collective revivifiée adossée à de bons outils, à une véritable gouvernance augmentée qui permet d’aller vers plus d’audace stratégique.